Control de albaranes en Excel: cuándo funciona y cuándo deja de funcionar
Una hoja de Excel vale perfectamente para controlar los albaranes de tus proveedores mientras sean pocos y alguien los teclee al día. Deja de valer cuando sube el volumen, y no porque Excel sea malo: porque nadie sostiene el tecleo diario, y una hoja que no está al día no avisa de nada. Aquí tienes en qué se rompe exactamente y cómo saber si ya te ha pasado.
Para qué sí sirve una hoja de cálculo
Empezamos por lo honesto: si estás leyendo esto con una hoja abierta, esa hoja te está dando cosas de verdad.
- Comparar, en un momento dado, lo que te cobra cada proveedor por el mismo producto. Para eso nosotros mismos regalamos una plantilla.
- Tener delante lo que pagaste la última vez antes de llamar a un proveedor a discutir un precio.
- Repartir el gasto por familias cuando cierras el mes.
- Empezar hoy, sin gastar un euro y sin pedirle permiso a nadie.
Dónde se rompe
El tecleo no se acaba nunca
Cada albarán lleva varias líneas, y cada línea hay que escribirla: artículo, cantidad, precio. No es difícil, es que no termina. Las hojas de cálculo no se abandonan porque sean malas, se abandonan porque un martes hay lío en cocina y ya van tres días sin meter nada.
Una hoja se cree lo que le escribas
Un 1,95 tecleado como 19,5 no lo ve nadie hasta que alguien suma. Al teclear a mano no hay nada que compare lo que has escrito con lo que pone el papel, así que el error se queda dentro y contamina la comparación del mes siguiente.
El histórico es el trabajo de verdad
Para saber si un precio ha subido no basta con anotarlo: hace falta el de la compra anterior al mismo proveedor y en la misma unidad. En una hoja plana eso son búsquedas a mano, y en cuanto un proveedor cambia el formato del producto la comparación deja de cuadrar sin que nadie se entere.
Solo avisa si alguien la abre
Este es el que más caro sale. Una hoja no te llama: espera. Cuando por fin alguien se sienta a mirarla, la subida lleva tres pedidos aplicada y ya la has pagado tres veces.
Cómo saber si ya se te ha quedado corta
No es cuestión de cuántos albaranes tengas, sino de si vas al día. Si te reconoces en dos o más de estas, la hoja ya no te está protegiendo:
- Hay albaranes de la semana pasada todavía sin meter.
- No sabrías decir, sin abrir el archivo, qué pagaste por el aceite el mes pasado.
- Te has enterado de una subida por la factura de fin de mes, no por el albarán del día.
- La hoja la mantiene una persona y, cuando esa persona no está, no la mantiene nadie.
- Has acabado teniendo una hoja por proveedor, o una por mes, y ya no se cruzan entre ellas.