Cómo cuadrar los albaranes con la factura del proveedor, paso a paso
La factura es lo que pagas; el albarán, lo que de verdad te entregaron. Cuadrarlos antes de pagar es la única forma de saber que no te cobran de más: un producto que no llegó, un precio distinto al del albarán o un albarán facturado dos veces.
Qué comprobar, paso a paso
Junta la factura con sus albaranes
La factura suele citar los números de albarán que cubre («Albarán nº…»). Reúnelos todos. Si cita uno que no tienes, pídeselo al proveedor antes de pagar.
Compara el total
Suma los albaranes sin IVA y compáralo con la base imponible de la factura. Si coinciden, casi siempre está todo bien.
Si no coincide, línea a línea
Revisa la cantidad y el importe de cada producto. Mejor el importe de la línea que el precio unitario: con tres o cuatro decimales, los redondeos pueden variar sin que haya ningún error.
Lo que rechazaste o devolviste
Si al recibir el pedido rechazaste algo, no debería estar en la factura, o debería venir un abono que lo descuente.
Cargos que no estaban en el albarán
Portes, tasas o recargos que aparecen solo en la factura. A veces son correctos, pero mejor que no te pillen por sorpresa.
Reclama con el albarán como prueba
Anota cada diferencia y envíasela al proveedor antes de pagar. El albarán firmado es tu prueba de lo que recibiste.
Los errores más habituales
- Un producto facturado que nunca llegó.
- Un precio distinto al del albarán o al que habías pactado.
- Más cantidad facturada que la que recibiste.
- Un mismo albarán facturado dos veces, o en dos facturas distintas.
- Un abono prometido que no aparece.
- Portes o tasas que no estaban en el albarán.
Albarán y factura: en qué se diferencian
El albarán acompaña a la mercancía y prueba lo que se entregó: productos, cantidades y, muchas veces, precios. La factura es el documento con el que el proveedor te cobra, con su IVA, y puede agrupar varios albaranes, por ejemplo todos los de un mes. Por eso se cuadran: la factura debería ser exactamente la suma de sus albaranes.