Cómo cuadrar los albaranes con la factura del proveedor, paso a paso
La factura es lo que pagas; el albarán, lo que de verdad te entregaron. Cuadrarlos antes de pagar es la única forma de saber que no te cobran de más: un producto que no llegó, un precio distinto al del albarán o un albarán facturado dos veces.
Qué comprobar, paso a paso
Junta la factura con sus albaranes
La factura suele citar los números de albarán que cubre («Albarán nº…»). Reúnelos todos. Si cita uno que no tienes, pídeselo al proveedor antes de pagar.
Compara el total
Suma los albaranes sin IVA y compáralo con la base imponible de la factura. Si coinciden, casi siempre está todo bien.
Si no coincide, línea a línea
Revisa la cantidad y el importe de cada producto. Mejor el importe de la línea que el precio unitario: con tres o cuatro decimales, los redondeos pueden variar sin que haya ningún error.
Lo que rechazaste o devolviste
Si al recibir el pedido rechazaste algo, no debería estar en la factura, o debería venir un abono que lo descuente.
Cargos que no estaban en el albarán
Portes, tasas o recargos que aparecen solo en la factura. A veces son correctos, pero mejor que no te pillen por sorpresa.
Reclama con el albarán como prueba
Anota cada diferencia y envíasela al proveedor antes de pagar. El albarán firmado es tu prueba de lo que recibiste.
Los errores más habituales
- Un producto facturado que nunca llegó.
- Un precio distinto al del albarán o al que habías pactado.
- Más cantidad facturada que la que recibiste.
- Un mismo albarán facturado dos veces, o en dos facturas distintas.
- Un abono prometido que no aparece.
- Portes o tasas que no estaban en el albarán.
Cuando no cuadra: cómo reclamar sin pelearte
Casi ninguna diferencia es mala fe. Suelen ser un precio que cambió y nadie te avisó, una caja que se quedó en el camión o un abono que se olvidó. Cuanto antes lo digas, más fácil es arreglarlo.
- Escribe, aunque ya lo hayas hablado por teléfono. Un WhatsApp o un correo al comercial deja fecha y deja constancia.
- Manda la foto del albarán firmado junto a la línea de la factura que no cuadra. Con las dos cosas delante, casi nadie discute.
- Pide un abono, no un descuento en la próxima factura: el abono queda escrito, el descuento se olvida.
- Paga lo que no está en duda y deja pendiente solo la parte discutida. Retener la factura entera por doce euros tensa una relación que te interesa cuidar.
Y si el mismo proveedor te falla siempre en lo mismo, eso ya no es un error: es una condición de compra que conviene renegociar.
Pedido, albarán y factura: la triple comprobación
En contabilidad, cuadrar una compra es comparar tres documentos en dos pasos: el pedido con el albarán, y el albarán con la factura. Cada uno cuenta una parte distinta de la misma compra.
El pedido
Lo que pediste y a qué precio. En hostelería casi nunca existe en papel: se pide por teléfono o por WhatsApp al comercial, y muchas veces el precio se habla y no se escribe.
El albarán
Lo que de verdad llegó. Viene con la mercancía y se firma en la puerta, casi siempre con prisa y en mitad del servicio. Es el único de los tres que puedes comprobar con el género delante.
La factura
Lo que te cobran, con su IVA. Llega días o semanas después, cuando ya nadie se acuerda de aquella entrega, y suele agrupar varios albaranes.
De las dos comparaciones, la que te ahorra dinero es la segunda. Si el pedido no existe en papel —el caso normal en un restaurante—, la primera la haces de memoria en la puerta, contando cajas. La de albarán contra factura, en cambio, la puedes hacer con los dos documentos delante, semanas después y con calma. Y es ahí donde un error se convierte en un cobro de más.
Costero compara el albarán con la factura. No lee pedidos de compra, porque en hostelería casi nunca hay uno que leer.
Albarán y factura: en qué se diferencian
El albarán acompaña a la mercancía y prueba lo que se entregó: productos, cantidades y, muchas veces, precios. La factura es el documento con el que el proveedor te cobra, con su IVA, y puede agrupar varios albaranes, por ejemplo todos los de un mes. Por eso se cuadran: la factura debería ser exactamente la suma de sus albaranes.
Ver la comparación completa: albarán y factura, uno al lado del otro