Suivi des fournisseurs sur Excel : quand ça marche et quand ça lâche
Un tableau Excel suffit très bien pour suivre les bons de livraison de vos fournisseurs tant qu'ils sont peu nombreux et que quelqu'un les saisit chaque jour. Il cesse de suffire quand le volume monte, et ce n'est pas la faute d'Excel : personne ne tient la saisie quotidienne, et un tableau qui n'est pas à jour n'alerte de rien. Voici où ça casse exactement, et comment savoir si vous en êtes déjà là.
Ce qu'un tableur fait très bien
Commençons par être honnêtes : si vous lisez ceci avec un tableau ouvert, ce tableau vous rend de vrais services.
- Comparer, à un instant donné, ce que chaque fournisseur vous facture pour le même produit. C'est d'ailleurs pour ça que nous offrons un modèle.
- Avoir sous les yeux le prix payé la dernière fois avant d'appeler un fournisseur pour discuter.
- Répartir la dépense par famille de produits au moment de clôturer le mois.
- Commencer aujourd'hui, sans dépenser un euro et sans demander l'autorisation à personne.
Où ça casse
La saisie ne finit jamais
Chaque bon de livraison contient plusieurs lignes, et chaque ligne doit être tapée : article, quantité, prix. Ce n'est pas difficile, c'est que ça ne s'arrête pas. On n'abandonne pas un tableau parce qu'il est mauvais : on l'abandonne parce qu'un mardi ça déborde en cuisine et que trois jours ont déjà passé.
Un tableau croit ce qu'on lui écrit
Un 1,95 saisi 19,5 ne saute aux yeux de personne avant que quelqu'un fasse une somme. En saisie manuelle, rien ne compare ce que vous avez tapé avec ce qui est écrit sur le papier : l'erreur reste dedans et fausse la comparaison du mois suivant.
L'historique, c'est le vrai travail
Pour savoir si un prix a augmenté, le noter ne suffit pas : il faut celui de l'achat précédent, chez le même fournisseur et dans la même unité. Dans un tableau à plat, ce sont des recherches à la main — et dès qu'un fournisseur change le conditionnement, la comparaison cesse d'être juste sans que personne le voie.
Il n'alerte que si quelqu'un l'ouvre
C'est celui qui coûte le plus cher. Un tableau ne vous appelle pas : il attend. Quand quelqu'un s'assoit enfin devant, la hausse est appliquée depuis trois commandes et vous l'avez déjà payée trois fois.
Comment savoir que vous avez dépassé ce stade
La question n'est pas le nombre de bons, mais si vous êtes à jour. Si vous vous reconnaissez dans deux de ces situations, le tableau ne vous protège plus :
- Il reste des bons de livraison de la semaine dernière non saisis.
- Vous ne sauriez pas dire, sans ouvrir le fichier, ce que vous avez payé l'huile le mois dernier.
- Vous avez appris une hausse par la facture de fin de mois, pas par le bon du jour.
- Le tableau est tenu par une seule personne et, quand elle n'est pas là, il n'est tenu par personne.
- Vous avez fini avec un tableau par fournisseur, ou un par mois, et ils ne se croisent plus.