Diferencia entre albarán y factura
El albarán es el documento que acompaña a la mercancía y prueba qué se entregó; la factura es el documento con el que el proveedor te cobra. El albarán se firma en la entrega y casi nunca lleva IVA. La factura llega después, lleva el IVA desglosado y es la que va a la contabilidad. Una misma factura puede agrupar varios albaranes.
Albarán y factura, uno al lado del otro
| Aspecto | Albarán | Factura |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Probar qué se entregó | Cobrar lo entregado |
| Cuándo llega | Con la mercancía | Días o semanas después |
| Quién lo firma | Quien recibe el pedido | Nadie: se emite y se envía |
| IVA | Casi nunca | Siempre, desglosado |
| ¿Sirve para pagar? | No | Sí |
| En la contabilidad | Justificante | El documento contable |
| ¿Lo exige la ley? | No | Sí |
| Por entrega | Uno | Una puede agrupar varios |
El orden en que llegan
Primero pides, casi siempre por teléfono o por WhatsApp. Después llega la mercancía con su albarán, que firmas en la puerta. Días o semanas más tarde llega la factura, que suele juntar todos los albaranes del periodo. Por eso la comprobación que ahorra dinero es la última: la factura debería ser exactamente la suma de sus albaranes.
Lo que más se confunde
Un albarán valorado no es una factura
El albarán valorado lleva los precios, y por eso mucha gente cree que ya sirve para pagar. No sirve: le faltan los datos fiscales y el desglose de IVA que sí tiene una factura.
Firmar el albarán no es aceptar el precio
Al firmar dices que recibiste la mercancía, no que estés de acuerdo con lo que cuesta. Si el precio no es el que habíais hablado, lo puedes reclamar igual cuando llegue la factura.
Firmar sin mirar sale caro
Si falta una caja y ya firmaste conforme, es tu palabra contra la suya. Anota lo que falte en el propio albarán, antes de firmar, y quédate con tu copia.
Que no haya albarán no es sospechoso
Hay proveedores que facturan directamente, sin dejar albarán. No es raro ni ilegal; simplemente te quedas sin nada con lo que comprobar si lo que te cobran es lo que llegó.
Preguntas rápidas
¿Es obligatorio el albarán?
No lo exige la ley, a diferencia de la factura. Pero sin él no tienes cómo demostrar qué llegó de verdad, así que en la práctica conviene pedirlo y guardarlo siempre.
¿Puede un albarán hacer de factura?
No. Aunque lleve los precios, a un albarán le faltan los datos que la ley pide en una factura: numeración, datos fiscales de las dos partes y el IVA desglosado. Para deducir el gasto necesitas la factura.
¿El albarán lleva IVA?
Casi nunca. Suele ir con los precios sin impuestos, o directamente sin precios. El IVA aparece en la factura, que es el documento con el que se cobra.
¿Qué es un albarán valorado?
El que además de los productos y las cantidades trae los precios. Es el más útil de los dos: te deja ver qué te van a cobrar el mismo día de la entrega, sin esperar a la factura.
¿Cuántos albaranes puede agrupar una factura?
Los que quiera el proveedor. Con los de diario lo normal es una factura al mes con todas las entregas dentro; con otros, una factura por entrega.
¿Y si el albarán y la factura no coinciden?
Reclama antes de pagar, con el albarán firmado como prueba. Lo más habitual es un producto que nunca llegó, un precio distinto al del albarán o un mismo albarán facturado dos veces.
Deja de cuadrarlos a mano
Costero lee tus albaranes con una foto, guarda el precio de cada producto y te avisa cuando un proveedor te sube uno.
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