Rapprocher la facture fournisseur de ses bons de livraison, pas à pas

Ce qu'il faut vérifier, étape par étape

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   Réunissez la facture et ses bons de livraison

   La facture cite généralement les numéros de BL qu'elle couvre (« Bon de livraison n° … »). Rassemblez-les tous. Si elle cite un BL que vous n'avez pas, demandez-le au fournisseur avant de payer.

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   Comparez le total

   Additionnez les bons de livraison hors taxes et comparez avec le total HT de la facture. S'ils correspondent, tout est presque toujours en ordre.

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   Sinon, ligne par ligne

   Vérifiez la quantité et le montant de chaque produit. Plutôt le montant de la ligne que le prix unitaire : avec trois ou quatre décimales, les arrondis peuvent varier sans qu'il y ait d'erreur.

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   Ce que vous avez refusé ou retourné

   Si vous avez refusé un produit à la réception, il ne devrait pas figurer sur la facture, ou un avoir devrait le déduire.

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   Les frais absents du bon de livraison

   Frais de port, taxes ou suppléments qui n'apparaissent que sur la facture. Ils sont parfois justifiés, mais mieux vaut ne pas les découvrir après coup.

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   Réclamez, bon de livraison à l'appui

   Notez chaque écart et envoyez-le au fournisseur avant de payer. Le bon de livraison signé prouve ce que vous avez reçu.

Les erreurs les plus fréquentes

• Un produit facturé qui n'a jamais été livré.
• Un prix différent de celui du bon de livraison ou de celui négocié.
• Une quantité facturée supérieure à celle reçue.
• Un même bon de livraison facturé deux fois, ou sur deux factures.
• Un avoir promis qui n'apparaît pas.
• Des frais de port ou des taxes absents du bon de livraison.

Quand ça ne correspond pas : réclamer sans se fâcher

Presque aucun écart n'est de la mauvaise foi. C'est le plus souvent un prix qui a changé sans qu'on vous prévienne, un carton resté dans le camion ou un avoir oublié. Plus vous le signalez tôt, plus c'est simple à corriger.

• Écrivez, même si vous en avez déjà parlé au téléphone. Un WhatsApp ou un e-mail au commercial laisse une date et une trace.
• Envoyez la photo du bon de livraison signé à côté de la ligne de facture qui ne correspond pas. Avec les deux sous les yeux, presque personne ne discute.
• Demandez un avoir, pas une remise sur la prochaine facture : l'avoir reste écrit, la remise s'oublie.
• Payez ce qui n'est pas contesté et ne laissez en suspens que la partie discutée. Bloquer toute la facture pour douze euros tend une relation qu'il vaut mieux préserver.

Et si le même fournisseur se trompe toujours sur la même chose, ce n'est plus une erreur : c'est une condition d'achat à renégocier.

Bon de commande, bon de livraison et facture : le rapprochement à trois

En comptabilité, rapprocher un achat, c'est comparer trois documents en deux temps : le bon de commande avec le bon de livraison, puis le bon de livraison avec la facture. Chacun raconte une partie différente du même achat.

Des deux comparaisons, celle qui vous fait économiser est la seconde. Si le bon de commande n'existe pas sur papier — le cas normal dans un restaurant —, la première se fait de mémoire à la porte, en comptant les cartons. Celle du bon de livraison contre la facture, elle, se fait avec les deux documents sous les yeux, des semaines plus tard et au calme. Et c'est là qu'une erreur se transforme en trop-perçu.

Costero compare le bon de livraison et la facture. Il ne lit pas les bons de commande, parce qu'en restauration il n'y en a presque jamais à lire.

Bon de livraison et facture : quelle différence ?

Le bon de livraison accompagne la marchandise et prouve ce qui a été livré : produits, quantités et souvent prix. La facture est le document par lequel le fournisseur vous fait payer, TVA comprise, et elle peut regrouper plusieurs bons de livraison, par exemple ceux d'un mois. C'est pour cela qu'on les rapproche : la facture devrait être exactement la somme de ses bons de livraison.

Voir la comparaison complète : bon de livraison et facture, côte à côte