Rapprocher la facture fournisseur de ses bons de livraison, pas à pas
La facture, c'est ce que vous payez ; le bon de livraison, ce qu'on vous a vraiment livré. Les rapprocher avant de payer est le seul moyen de savoir qu'on ne vous facture pas trop : un produit jamais livré, un prix différent de celui du bon, un BL facturé deux fois.
Ce qu'il faut vérifier, étape par étape
Réunissez la facture et ses bons de livraison
La facture cite généralement les numéros de BL qu'elle couvre (« Bon de livraison n° … »). Rassemblez-les tous. Si elle cite un BL que vous n'avez pas, demandez-le au fournisseur avant de payer.
Comparez le total
Additionnez les bons de livraison hors taxes et comparez avec le total HT de la facture. S'ils correspondent, tout est presque toujours en ordre.
Sinon, ligne par ligne
Vérifiez la quantité et le montant de chaque produit. Plutôt le montant de la ligne que le prix unitaire : avec trois ou quatre décimales, les arrondis peuvent varier sans qu'il y ait d'erreur.
Ce que vous avez refusé ou retourné
Si vous avez refusé un produit à la réception, il ne devrait pas figurer sur la facture, ou un avoir devrait le déduire.
Les frais absents du bon de livraison
Frais de port, taxes ou suppléments qui n'apparaissent que sur la facture. Ils sont parfois justifiés, mais mieux vaut ne pas les découvrir après coup.
Réclamez, bon de livraison à l'appui
Notez chaque écart et envoyez-le au fournisseur avant de payer. Le bon de livraison signé prouve ce que vous avez reçu.
Les erreurs les plus fréquentes
- Un produit facturé qui n'a jamais été livré.
- Un prix différent de celui du bon de livraison ou de celui négocié.
- Une quantité facturée supérieure à celle reçue.
- Un même bon de livraison facturé deux fois, ou sur deux factures.
- Un avoir promis qui n'apparaît pas.
- Des frais de port ou des taxes absents du bon de livraison.
Bon de livraison et facture : quelle différence ?
Le bon de livraison accompagne la marchandise et prouve ce qui a été livré : produits, quantités et souvent prix. La facture est le document par lequel le fournisseur vous fait payer, TVA comprise, et elle peut regrouper plusieurs bons de livraison, par exemple ceux d'un mois. C'est pour cela qu'on les rapproche : la facture devrait être exactement la somme de ses bons de livraison.