Albarán firmado: qué significa tu firma
El albarán firmado es el ejemplar que se rubrica al recibir la mercancía, y es el único que prueba algo: que la entrega se hizo, qué traía y qué anotaste al recibirla. Las demás copias son solo copias. Y hay un matiz que mucha gente no tiene claro: firmar dice que recibiste el género, no que estés de acuerdo con el precio.
Cómo lo vas a ver escrito
Albarán firmado o conforme
El que lleva la firma de quien recibe. Es el que vale como prueba.
Firmado no conforme
Firmado, pero dejando constancia de que algo no estaba bien. Es lo que deberías hacer siempre que haya un problema, en vez de firmar a secas.
Copia del cliente
Tu ejemplar. Si no te lo quedas, el albarán firmado existe solo en poder del proveedor.
Bon de livraison émargé
Lo mismo en francés, por si trabajas con proveedores franceses: «émargé» quiere decir firmado al recibir.
¿Hay obligación de firmar el albarán?
Ninguna ley obliga a que exista un albarán, a diferencia de la factura. Pero en cuanto existe, es la firma la que le da valor: sin ella tienes un papel impreso por tu proveedor que no demuestra que la mercancía llegó ni en qué estado.
En la práctica, el que más pierde si nadie firma eres tú. El día que falte una caja, es tu palabra contra la suya.
Firmar acredita que recibiste la mercancía, NO que aceptes el precio. Si el importe no es el pactado, lo puedes reclamar igual cuando llegue la factura.
Anotar reservas: cómo se hace bien
Es la parte que de verdad importa, y la que casi nadie hace bien. Una reserva es lo que escribes en el albarán antes de firmar cuando algo no cuadra.
Escríbela en el propio albarán, en el momento de la entrega, y que el repartidor la vea. Cuando se va, ya es tarde.
Sé concreto: «2 cajas de tomate aplastadas», no «salvo examen». Una reserva genérica no describe nada y por eso vale poco.
Fecha, firma y quédate con tu copia, la que lleva la reserva escrita. Y hazle una foto: muchos albaranes van en papel térmico y se borran solos en unos meses.
Avisa por escrito al proveedor el mismo día, aunque ya se lo hayas dicho al repartidor. Un WhatsApp o un correo deja fecha; una conversación en la puerta, no.
Los plazos para reclamar al transportista tienen reglas propias y cambian según el tipo de transporte y el país. Si el daño es importante, confírmalo con tu gestoría antes de que se te pase el plazo: esta página no es asesoría jurídica.
¿Y si no se firma?
Un albarán sin firmar no prueba la entrega. Eso no quiere decir que no hayas recibido nada —un pago, un correo o la propia factura pueden servir de indicio—, pero pierdes la prueba más sencilla y directa que había.
Aun así, el caso más habitual en hostelería no es que no se firme: es firmar sin mirar, a las siete de la mañana, en plena mise en place y con el repartidor con prisa. Y eso es peor, porque has dejado por escrito que todo estaba bien.
Preguntas rápidas
¿Quién debe firmar el albarán?
Quien recibe la mercancía. Da igual que sea el jefe de cocina o el ayudante: lo que importa es que esa persona haya mirado antes de firmar y sepa que puede anotar lo que falte.
¿Puedo negarme a firmar?
Sí, y a veces es lo correcto si el género no sirve. Pero en la mayoría de los casos es mejor firmar con reservas concretas: rechazarlo todo complica la relación con un proveedor al que vas a seguir comprando cada semana.
¿Vale poner «salvo examen» o «pendiente de revisar»?
Poco. Son fórmulas hechas que no describen ningún daño concreto. Una reserva útil dice qué, cuánto y en qué estado.
He firmado y luego he visto que faltaba algo. ¿Qué hago?
Avisa por escrito cuanto antes, el mismo día si puedes, con fotos. No estás en la mejor posición, pero un aviso inmediato y documentado es muy distinto de una queja a los diez días.
¿Y si el albarán no lleva precios?
Es normal: hay albaranes valorados y sin valorar. Firma igual lo que has recibido, y después contrasta la factura con el albarán cuando llegue.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los albaranes firmados?
En España, los documentos de una compra se conservan seis años. Y si son de papel térmico, hazles foto el mismo día: la tinta desaparece mucho antes. Confírmalo con tu gestoría.
Ya has firmado. Falta comprobar que te cobran lo que llegó.
Costero lee tus albaranes con una foto, guarda el precio de cada producto y te avisa cuando un proveedor sube uno.
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