Qué es un albarán y para qué sirve
El albarán es el documento que acompaña a la mercancía y prueba qué se ha entregado: productos, cantidades y, muchas veces, precios. Lo trae el repartidor, se firma en el momento de recibir el pedido y cada parte se queda con una copia. No sirve para pagar impuestos ni para deducir el gasto — eso es la factura —, pero es la única prueba de lo que llegó de verdad.
Qué lleva un albarán
- Los datos del proveedor y los tuyos.
- Un número propio, que es con el que la factura lo citará después.
- La fecha de la entrega.
- Los productos, con su cantidad y su unidad.
- Los precios, si es un albarán valorado.
- Un hueco para la firma de quien recibe.
Lo que casi nunca lleva es el IVA desglosado ni la numeración legal que sí exige una factura. Por eso son dos documentos y no uno.
Albarán valorado y sin valorar
Un albarán valorado trae los precios de cada producto; uno sin valorar solo trae qué y cuánto. Los dos son igual de válidos: es el proveedor quien decide cuál imprime.
Para ti, el valorado es mucho mejor. Te deja ver qué te van a cobrar el mismo día de la entrega, cuando todavía puedes decir algo, en vez de enterarte semanas después al recibir la factura. Si tu proveedor te los manda sin valorar, pídeselos valorados: no le cuesta nada y suele ser un ajuste en su programa.
Un albarán valorado NO puede sustituir a una factura. Aunque lleve los precios, le faltan la numeración legal, los datos fiscales completos y el desglose de IVA. Para deducir el gasto necesitas la factura.
Los tipos de albarán que te vas a encontrar
Albarán de entrega
El habitual. Acompaña a la mercancía cuando el proveedor te la trae.
Albarán de compra
El mismo documento visto desde tu lado: lo que tú compras. Es como lo llama tu contabilidad.
Albarán de venta
El mismo papel visto desde el lado del proveedor: lo que él vende. Si tú emites albaranes a un cliente, este es el tuyo.
Albarán de devolución o abono
Cuando devuelves género. Va en negativo y debería descontarse en la factura del periodo.
Qué significa firmar el albarán
Firmar dice que recibiste la mercancía, no que estés de acuerdo con el precio. Si el precio no es el pactado, lo puedes reclamar igual cuando llegue la factura.
- Cuenta antes de firmar, aunque el repartidor tenga prisa. Es el único momento en que la mercancía está delante.
- Si falta algo o viene en mal estado, anótalo en el propio albarán antes de firmar, y que el repartidor lo vea.
- Quédate siempre con tu copia. Un albarán firmado del que no tienes copia no te sirve de nada.
Cuánto tiempo hay que guardar los albaranes
En España, los documentos de una compra se conservan seis años. Si un albarán justifica una factura, guárdalo tanto como ella. Y ojo con el papel térmico de algunos albaranes: se borra solo en unos meses, así que una foto el día que llega es lo único que lo conserva. Confírmalo con tu gestoría, que es quien conoce tu caso.
Preguntas rápidas
¿Es obligatorio el albarán?
No lo exige la ley, a diferencia de la factura. Pero sin él no tienes cómo demostrar qué llegó de verdad, así que en la práctica conviene pedirlo y guardarlo siempre.
¿Un albarán valorado puede sustituir a una factura?
No. Le faltan la numeración legal, los datos fiscales de las dos partes y el IVA desglosado. Sirve para saber qué te van a cobrar, no para deducir el gasto.
¿Qué diferencia hay entre albarán valorado y sin valorar?
El valorado trae los precios de cada producto; el sin valorar, solo los productos y las cantidades. Los dos prueban igual qué se entregó.
¿El albarán lleva IVA?
Casi nunca. Suele ir con los precios sin impuestos, o directamente sin precios. El IVA aparece en la factura.
¿Y si el proveedor no me deja albarán?
Hay proveedores que facturan directamente, sin dejar albarán. No es raro ni ilegal, pero te quedas sin nada con lo que comprobar si lo que te cobran es lo que llegó. Pídeselo.
¿Puedo tirar el albarán cuando llega la factura?
No. La factura dice lo que te cobran; el albarán, lo que recibiste. Si algún día no cuadran, el albarán firmado es tu prueba, y por eso hay que conservarlo con ella.
Tus albaranes, leídos con una foto
Costero lee el albarán, guarda el precio de cada producto y te avisa cuando un proveedor te sube uno. Sin teclear nada.
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